BIDANG PENYELENGGARAAN ADMINISTRASI SEKOLAH

MAKALAH OLEH karlina AHMAD HABIBI Nst ISKANDAR MUDA hsb Muhammad anwar sadat Prodi bki I sem iii Fakultas tarbiyah Institut agama islam negeri Sumatera utara Medan 2011 Daftar isi Daftar Isi……………………………………………………………………………..i Kata Pengantar……………………………………………………………………….ii Bab I Pendahuluan………………………………………………………………….1 Bab II Pembahasan………………………………………………………………......3 Bidang Penyelenggara Administrasi Pendidikan……………………………3 a. Tata usaha…………………………………………………………………3 b. Bidang pendidikan dan pengajaran……………………………………….4 c. Bidang kesiswaan…………………………………………………………5 d. Bidang personalia…………………………………………………………5 e. Bidang materi……………………………………………………………...6 f. Bidang keuangan………………………………………………………….7 g. Hubungan sekolah dan masyarakat………………………………………..8 Bab III Penutup……………………………………………………………………….9 a. Simpulan……………………………………………………………………9 Daftar Pustaka………………………………………………………………………..11 BAB I PENDAHULUAN Administrasi pendidikan mempunyai bidang-bidang penyelenggara dalam sekolah. Bidang-bidang ini mempunyai fungsi yang berbeda tetapi mempunyai tujuan yang sama. Bidang-bidang tersebut mencakup segala hal dalam pendidikan. Adanya unsur kelompok manusia melahirkan timbulnya administrasi personel yang antara lain menyangkut masalah bagaimana memilih, menempatkan, membimbing, dan mengawasi semua personel yang terlibat dalam kegiatan administrasi dalam rangka pencapaian tujuan pendidikan. Setiap kegiatan di dalam proses administrasi pendidikan diarahkan untuk mencapai tujuan pendidikan. Tujuan pendidikan tergambarkan di dalam kurikulum sekolah masing-masing. Adanya unsure tujuan ini menimbulkan banyak bidang yang harus dibentuk dan dikelola dengan baik. Misalnya saja bidang tata usaha, bidang ini merupakan bidang yang bersifat perkantoran yang mengurus segala pengelolaan surat menyurat, hal ini sangat diperlukan mengingat bahwa semua keputusan dan pengontrolan mengenai kegiatan harus dicatat secara resmi dan sah. Bukan hanya dalam bidang ketatausahaan namun masih banyak bidang yang diperlukan, yaitu: bidang pendidikan dan pengajaran, bidang ini merupakan bidang yang mengelola mengenai belajar mengajar. Ada beberapa bidang lagi yang diperlukan dalam mencapai tujuan pendidikan yaitu Bidang kesiswaan, bidang ini merupakan bidang yang mengurusi tentang kesiswaan atau yang menyiapkan segala keperluan siswa. Bidang materi, bidang ini merupakan bidang yang menangani masalah pengadaan keperluan belajar mengajar dan keperluan kantor. Bidang keuangan, bidang ini merupakan bidang mengurusi mengenai dana yaitu bagaimana menyediakan dana dan untuk apa dana itu digunakan. Hubungan sekolah dan masyarakat, bidang ini sering disebut dengan bidang humas, bidang ini merupakan suatu bidang yang bertugas untuk mengadakan hubungan yang baik terhadap masyarakat, agar terjalinnya kerja sama yang baik antara masyarakat dengan sekolah demi tercapainya tujuan bersama. Dengan pembahasan sekilas ini semoga kita dapat memahami isi makalah ini dan dapat mengambil pelajaran dari makalah ini. Amiiin…. 1 Wasalam Penulis 2 BAB II PEMBAHASAN BIDANG PENYELENGGARA ADMINISTRASI SEKOLAH A. Tata Usaha Pada setiap instansi, baik pemerintah maupun swasta, kegiatn pencatatan tentang sesuatu yang pokok dalam kaitannya sebagai pemimpin untuk mengambil keputusan dan control terhadap pekerjaan, kegiatan inilah yang disebut dengan tata usaha . Menurut George R. Terry mendefinisikan tata usaha(pekerjaan kantor) sebagai berikut: “office work includes verbal transmission of information and producing of written records and report providing the means by which many items may be summarized quickly to supply a factual basis for managerial control”. ( “pekerjaan kantor(tata usaha) meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan sesuatu yang tertulis dan laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan control dari pemimpin” ). Jadi dapat disimpulkan bahwa tata usaha adalah segenap aktifitas pencatatan, pengiriman, penyimpanan surat-surat yang diperlukan, pengumpulan informasi dan pengelolaan organisasi. Menurut The Liang Gie dalam buku administrasi perkantoran modern menyebutkan dalam garis besarnya tata usaha mempunyai tiga peranan penting yaitu sebagai berikut: 1. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan untuk mencapai tujuan bersama. 2. Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi dalam pengambilan keputusan dan tindakan yang tepat. 3. Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan. Petugas yang bekerja di tata usaha dapat diklasifikasikan sebagai berikut: 3 1. Pencatat surat yang bertugas. 2. Pengarah surat. 3. Penata arsip. 4. Petugas tata usaha(pengolah). 5. Pimpinan tata usaha. 6. Pimpinan sekolah. B. Bidang Pendidikan Dan Pengajaran. Bidang ini meliputi kegiatannya meliputi pengaturan situasi dan kondisi agar setiap bidang studi dapat berjalan sesuai dengan kurikulum, mengatur tenaga pengajar. Kegiatan bidang ini secara terperinci sebagai berikut: 1. Kegiatan pengajaran. - Menetapkan tenaga guru - Menempatkan guru sesuai bidang studinya. - Memperhatikan kemahiran mengajar guru. - Supervise. 2. Kegiatan Program Belajar. - Penyusunan Program Belajar - Penyusunan program kerja bulanan, semester, dan tahunan - Mengusahakan dan menentukan alat-alat yang diperlukan berikut dengan cara penggunaan dan pemeliharaanya. - Menentukan kegiatan murid secara kontiniu - Menentukan serta menyiapkan program bimbingan dan penyuluhan. - Menentukan serta melaksanakan evaluasi dalam tes formatif. 4 C. Bidang Kesiswaan Kegiatan dalam bidang ini merupakan pelayanan kepada siswa yang meliputi kebutuhan(need), kepentingan(interest), dan kesejahteraan(walfare ). Secara terperinci tugas yang tercakup dalam bidang ini adalah sebagai berikut: 1. Mengurus dan menyiapkan data murid. 2. Membuat daftar kehadiran murid. 3. Penerimaan, orientasi, klasifikasi, dan menunjukkan murid kepada kelas dan program studi. 4. Evaluasi dan pelaporan kemajuan murid. 5. Pengendalian disiplin murid. 6. Program bimbingan dan penyuluhan 7. Program kesehatan dan pengamanan. 8. Penyesuaian pribadi, social, emosional dari murid. 9. Organisasi intra sekolah. Oleh karna sangat luasnya cakupan bidang ini maka seharusnyalah bidang kesiswaan ini membuat jadual kegiatan dan observasi kegiatan diluar sekolah, dan mengadakan wawancara terhadap orang tua murid. D. Bidang Personalia Bagaimana yang telah dijelaskan dulu bahwa administrasi adalah usaha/proses pengendalian kerjasama orang untuk mencapai suatu tujuan. Oleh karna itu factor manusia yang menentukan dalam keseluruhan proses pelaksanaan kegiatan menuju pencapaian tujuan yang telah dirumuskan. Kualitas program pendidikan bukan hanya tergantung pada konsep program yang baik akan tetapi juga tergantung pada personil yang mempunyai kesanggupan dan keinginan untuk berprestasi. 5 Tanpa adanya personil yang cakap dan bertanggung jawab, program pendidikan yang dibangun diatas konsep-konsep yang baik dan dirancang dengan baik, tidak akan dapat dilaksanakan secara efisien dan efektif. Untuk itu diperlukan bidang yang mengatur dan mengendalikan serta mengembangkan personil/manusia. Kegiatan pengaturan, pengendalian dan pengembangan manusia/personil dalam suatu organisasi merupakan bidang tugas dari administrasi kepegawaian atau personil. Jadi dapat disimpulkan bahwa bidang personalia adalah bidang yang mengurusi penerimaan pegawai, penempatan tenaga guru sesuai jurusannya dan keahliannya, memperhatikan kesejahteraan pegawai, menyusun bidang tugas, dan klasifikasi pekerjaan serta member bimbingan terhadap seluruh pegawai guna meningkatkan dan mengembangkan kemampuan seluruh pegawai dalam tugas masing-masing. Dr. Hadari Nawawi membedakan proses pengelolaan kepegawaian sebagai bagian manajemen dalam 2 katagori: 1. Administrasi kepegawaian dalam arti luas, yakni menyangkut kebijaksanaan, penerimaan, penempatan, pembinaan, dalam menciptakan perangkat pegawai yang stabil, berprestasi, berkelangsungan, dan setia pada organisasi kerja. 2. Administrasi kepegawaian dalam arti sempit, yakni kegiatan yang menyangkut memenuhi hak pegawai yaitu memproses surat-menyurat pengangkatan, pemindahan dan lain-lain. E. Bidang Materi Bidang ini mengurus masalah perlengkapan sekolah baik untuk belajar dan mengajar maupun untuk keperluan kantor. Urusannya meliputi: pengadaan, penggunaan, perawatan, dan pemeliharaan. Keperluan belajar dan mengajar itu dapat di bagi dalam 2 kelompok, yaitu: 1. Barang-barang yang bersifat temporal, seperti kapur tulis, kertas, buku, tinta, dan lain-lain. Barang-barang yang bersifat temporal atau habis menghendaki pertanggung jawaban keluar masuknya barang atau penggunaannya dan membutuhkan biaya yang bersifat rutin. 6 Dan Barang-barang yang bersifat impentaris yang memerlukan pemeliharaan. 2. Pengadministrasian bidang perncanaan yaitu bagaimana perencanaan pengadaan, menyangkut apa yang diperlukan, dari mana diperoleh, dan bagaimana memperolahnya serta pemeliaharaannya. F. Bidang Keuangan Dalam setiap menyelenggarakan kegiatan baik di lingkungan sekolah maupun organisasi lainnya sangat membutungkan penyediaan sejumlah dana. Sumber keuangan ini dapat bersumber dari pemerintah melalui anggaran belanja Negara, swadaya sendiri melalui spp atau lainnya. Sehubungan dengan hal ini maka pada setiap organisasi diperlukan adanya suatu bidang yang menangani/mengurus secara khusus masalah keuangan yaitu orang yang bertugas mengelola keuangan secara syah dan efisien yang menyangkut mengenai memperoleh keuangan dan pengeluaran keuangan. Yang dimaksud syah disini adalah adalah kegiatan pencarian sumber dana yang dilakukan sesuai dengan ketentuan dan peraturan yang berlaku, sedangkan efisien adalah bagaimana pengelolaan keuangan itu dapat dilakukan dengan perhitungan yang teliti/cermat sehingga dengan jumlah uang yang tersedia dapat di wujudkan dengan hasil kerja yang maksimal sesuai dengan tujuan yang hendak di capai. Tugas keuangan ini meliputi: 1. Membuat anggaran biaya rutin dan aggaran pembangunan, penyusunan anggaran ini hendaknya memperhatiakan dengan seksama antara lain: a. Program pengajaran. b. Biaya yang diperoleh untuk penyelenggaraan. c. Sumber keuangan. 2. Pengendalian pengeluaran keuangan hendaknya ditangani secara sistematis. 7 G. Hubungan Sekolah Dan Masyarakat. Bidang ini bertugas menjalin hubungan dengan masyarakat, ini bertujuan untuk adanya hubungan yang baik antara masyarakat dan sekolah sehingga sekolah dan masyarakat dapat bekerjasama dalam mewujudkan pendidikan yang baik dan berjalan sesuai dengan tujuan yang dicita-citakan . Adapun hasil dari hubungan yang baik dari kedua unsure ini adalah: 1. Adanya saling pengertian antara sekolah dengan pihak luar. 2. Adanya kegiatan saling membantu dalam kebaikan. 3. Adanya kerjasama yang erat. 8 BAB III KESIMPULAN A. Tata Usaha. Tata usaha atau secara luas dapat dikatakan sebagai administrasi perkantoran, atau pekerjaan kantor, intinya adalah proses penyelenggaraan sekitar: menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan semua surat-surat penting, baik surat masuk ataupun keluar. B. Bidang Pendidikan dan Pengajaran. Bidang ini mengatur bagaimana agar proses belajar dan mengajar dapat berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan, dan meliputi pengaturan situasi dan kondisi agar setiap bidang studi dapat berjalan dengan baik sesuai dengan kurikulum, mengatur tenaga mengajar, dan secara terperinci bidang ini meliputi kegiatan pengajaran dan kegiatan program belajar mengajar. C. Bidang Kesiswaan. Bidang ini secara oprasional mencakup pelayanan murid yang dapat melengkapi pengajaran dikelas, yaitu meliputi kebutuhan, kepentingan, dan kesejahteraan para siswa. D. Bidang Personalia. Pada bidang inimegurus masalah penerimaan pegawai, penempatan guru, kesejahteraan pegawai, mengadakan bimbingan bagi peggawai. 9 E. Bidang Materil. Bidang ini mempunyai tugas sebagai pengurus segala perlengkapan belajar mengajar, kantor,dll, yang meliputi pengadaan, perawatan. F. Bidang Keuangan. Tugas bidang ini meliputi: pembuatan anggaran, biaya rutin, anggaran pembangunan, serta pengendalian pengeluaran uang yang sistematis, teratur dan jelas. G. Hubungan sekolah dan masyarakat. Bidang ini mengurus hubungan sekolah dengan masyarakat agar terjalinnya kerjasama yang baik antara keduanya sehingga dapat memajukan pendidikan demi terwujudnya tujuan bersama. 10 DAFTAR PUSTAKA Japaruddin, 2009, Administrasi Pendidikan, Medan: Institut Agama Islam Negeri. Herabuddin, 2009. Administrasi $ Supervisi Pendidikan, Bandung: Pustaka Setia. Purwanto, M. Ngalim. 2009. Administrasi Pendidikan,. Bandung: Remaya Rosdakarya. Siahaan Amiruddin, Lius Zen Wahyudi, 2011. Administrasi Pendidikan, Bandung: Citapustaka Media Perintis. Hadari Nawawi,1984. Administrasi Pendidikan, Jakarta: Gunung Agung. 11